Оформяне на счетоводни документи

     Формата (образецът) на счетоводните документи не е регламентирана със счетоводното законодателство.  Достатъчно е всички те да са носители на счетоводна информация, имаща доказателствена сила съгласно Закона за счетоводството.  При документалното обосноваване на стопанските операции се дава предимство на съдържанието пред формата на представянето на информацията в счетоводните документи и в техническите информационни носители.  Това означава, че предприятията могат сами да определят формата на документа и разположението на реквизитите в него, цвета на документите и да включат допълнителна информация извън задължително регламентираната. Безусловно е обаче изискването от Закона за счетоводството всички счетоводни документи в предприятието да се съставят на български език, с арабски цифри и в левове.  Когато се получат счетоводни документи на чужд език, те следва да се придружават с превод на български език.  Това изискване е особено важно при получаване в предприятието на фактури от чуждестранни доставчици.

            Друго задължително условие по отношение на формата на счетоводния документ е определено с член 13, ал. 1 и налага попълването му да става ръкописно с мастило или химикал, на машина или на друго печатащо устройство.  Факсове и фотокопия, получени във или издадени от предприятието придобиват доказателствена сила след като са заверени с оригинален подпис и печат на издателя им.  Използването на преписи от оригинални счетоводни документи става след тяхната нотариална заверка или след като се постави подпис и печат на издателя.  С други думи, достоверността на информацията в счетоводните документи, излизащи извън предприятието и предназначени за трети лица, се потвърждава и с печата на предприятието - съставител на документа. Това изискване засяга преди всичко документи, разменяни между предприятия, каквито са фактурите и платежните документи.

            От съществено значение е регламентът на чл. 14 от Закона за счетоводството, според който поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се разрешават.  Погрешно съставените документи следва да се анулират, като на тяхно място се съставят нови със следващия се по хронология номер за съответния вид документ.  В случаите, когато първичните счетоводни документи са ценни за предприятието образци (фактури, пътни листове и т.н.), анулираните документи се съхраняват за проверка и контрол по ред, определен с вътрешните правила.

            Предаване на счетоводни документи на трети лица:

            Предаването на счетоводни документи на трети лица може да стане само по решение на ръководителя на предприятието.  В случаите на изземване на счетоводни документи от органите на полицията, на следствието, на прокуратурата и съда, от финансови ревизори, от данъчни инспектори или от други упълномощени за това лица, се осигурява запазване на информацията, която се съдържа в тях.  За целта се правят фотокопия или преписи на носителите на счетоводна информация.

Евристика  ЕООД - Архив, 05/1997 - 12/2004