|
ПРАВИЛНИК ЗА ДОКУМЕНТООБОРОТА (неактуализиран)
Адаптираме правилника към специфичните нужди на вашата фирма,
вкл. правилник за документооборота при счетоводно обслужване по интернет
Обмен на документи - правилник
1.Целта на този правилник за документооборота е да осигури адекватно отразяване и документиране на стопанските операции и на измененинята, които те отразяват в обектите на отчитане.
2.Системата от счетоводни документи и документооборота осигурява информация, която позволява да се вземат правилни управленски решения, а на данъчните и финансово-контролните органи дава възможност за осъществяване на техните функции.
3.Документирането на стопанските операции се осъществява при спазване разпоредбите на Закона за счетоводството и изискванията на този правилник.
4.Документооборота е съвкупност от предварително установени пътища за движение на счетоводните документи от момента на тяхното съставяне или получаване в предприятието, до момента на предаването им за съхраняване в счетоводния архив на предприятието, или държавния архивен фонд или унищожаването им.
5.С документооборота се осигурява:
а/ своевременно и вярно отразяване на стопанските операции в хронологичен ред.
б/ взаимовръзка и взаимозависимост между първичните счетоводни документи, в които са отразени комплексни стопански операции.
в/ максимално съкращаване на пътя на придвижване на документите от съставителите до окончателната им обработка
г/ контрол за съхранението на първичните счетоводни документи и информацията, която те съдържат
6.Организацията на документооборота е определена съобразно формата на счетоводно отчитане – в условията на автоматизирана обработка на счетоводната информация – при разграничаване движението на хартиените, от движението на техническите носители на счетоводна информация.
I. ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ ПРИ ДОКУМЕНТИРАНЕ НА СТОПАНСКИТЕ ОПЕРАЦИИ.
1.Документирането на стопанските операции се осъществява в момента на тяхното извършване.
2.Документалната обоснованост на стопанските операции изисква всяка осъществена стопанска операция да бъде документирана с първичен счетоводен документ или технически носител.
3.Счетоводният документ е хартиен или технически носител на информация.
4.Счетоводните документи биват първични, вторични и регистри.
4.1.Първичният счетоводен документ отразява данни за първоначално възникване на стопанска операция. Всеки първичен документ трябва да съдържа реквизитите, регламентирани като задължителни в чл. 7 от Закона за счетоводството.
4.2.Ръководителят на предприятието утвърждава списък на лицата, имащи право да подписват първични счетоводни документи.
4.3.Вторичният счетоводен документ е носител на преобразувана информация, получена от първичните счетоводни документи.
4.4.Счетоводните регистри се откриват ежегодно към първи януари. Съставят се под формата на счетоводни книги или свободни листове, а при автоматизирана обработка на информацията – постоянни информационни масиви. С тях се осигурява пълно съответствие между систематизираната синтетична и аналитична счетоводна информация.
4.5.Счетоводните регистри могат да се приключват в края на всеки месец и задължително към 31 декември, след окончателната обработка на информацията за съответния период. При автоматизирана обработка на информацията счетоводните регистри могат да се разпечатват при нужда, след всяко приключване и задължително след годишното приключване към 31 декември.
4.6.В предприятието се използват регистри за хронологично и систематично /синтетично и аналитично/ отчитане.
5.Счетоводен документ, който не съдържа регламентирания минимален брой задължителни реквизити, няма доказателствена сила.
6.Счетоводните документи се попълват ръкописно, на машина или автоматизирано с друго печатащо устройство.
7.Поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се разрешават. Погрешно съставени или поправени първични документи се анулират и се съставят нови.
8.За достоверността на информацията в счетоводните документи и техническите носители отговорност носят лицата, които са ги съставили и подписали.
9.За съставени и подписани счетоводни документи с невярна информация от виновните длъжностини лица се търси отговорност по реда на действащото законодателство.
10.Ценните образци /бланки, формуляри/ на първични счетоводни документи освен задължителните реквизити, регламентирани с действащото законодателство, съдържат още и серия и номер на документа, предварително отпечатани или попълнени. С писмена заповед на ръководителя на предприятието се определят лицата, които са отговорни за работата с ценните образци на първичните счетоводни документи.
11.Похабените или неточно попълнени бланки не се унищожават, а се анулират, като всички екземпляри остават към кочана.
12.Достоверността на информацията в счетоводните документи, адресирани до други предприятия или физически лица се потвърждава с подписа на съставителя на документа.
II. СПИСЪК НА ИЗПОЛЗВАНИТЕ ПЪРВИЧНИ СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ.
В предприятието могат да намерят приложение следните документи.
А. Книжни счетоводни документи.
1.Касови: приходен касов ордер, разходен касов ордер,авансов отчет.
2.Банкови: платежно нареждане, платежно искане, вносна бележка, нареждане-разписка, вносна бележка/платежно нареждане/ за бюджета, пълномощно за получаване на пари в брой от банка.
3.Трудови: трудов договор и допълнително споразумение към трудов договор, заповед за назначаване, заповед за освобождаване, заповед за командировка, заповед за отпуск, болничен лист, декларация за трудова злопулука, декларация за детски добавки, граждански договор, сметка за изплатени суми, служебна бележка, изплащателна ведомост.
4.За материални активи.
4.1.Складова разписка за приемане/предаване на материални запаси.
4.2.Искане за отпускане на материали.
4.3.Стокова разписка за получени стоки.
4.4.Отчет за дневните продажби.
4.5.Акт за приемане предаване на дълготрайни активи.
4.6.Протокол за преместване на дълготрайни активи.
4.7.Опростена фактура. Дебитно/кредитно известие.
4.8.Данъчна фактура. Данъчно дебитно/данъчно кредитно известие.
4.9.Протокол за безвъзмездна сделка.
4.10.Стоково-паричен отчет.
5.За инвентаризация.
5.1.Инвентаризационен опис.
5.2.Сравнителна ведомост за резултата от инвентаризация.
5.3.Протокол за компенсации на липси с излишъци.
5.4.Протокол за одобряване на естествени загуби/фири/ и липси за сметка на предприятието.
5.5.Акт за бракуване на материални запаси.
5.6.Акт за бракуване на дълготрайни активи.
5.7.Сметка за резултатите от ликвидация на ДМА.
5.8.Протокол за резултатите от инвентаризация на разчети.
Б.Технически носители на счетоводна информация.
1.Главна книга- по кореспондиращи сметки и с натрупване
2.Оборотна ведомост
3.Хронологична ведомост-по сметка и по папки.
4.Аналитична оборотна ведомост.
5.Извлечение по сметка.
6.Дневник за покупките.
7.Дневник за продажбите.
8.Спранка декларация по ДДС.
9.Ведомост за заплати на персонала.
10.Декларация образец 1 и декларация образец 6 за начислени осигуровки данък общ доход.
11.Уведомление по чл. от Кодекса на труда за сключени и прекратени трудови договори.
III. УКАЗАНИЯ ЗА СЪСТАВЯНЕТО, ОФОРМЯНЕТО И ДВИЖЕНИЕТО НА ПЪРВИЧНИТЕ СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ.
Приходен касов ордер. Съставя се в два екземпляра. Регистрира приемане на пари в брой. Единия екземпляр се дава на вносителя.
Разходен касов ордер.Регистрира изплащане на пари от касата.Съставя се в един екземпляр.
Банкови документи. Документите са стандартизирани
Трудови. Съставят се по ред и начин съобразен с трудовото и осигурително законодателство.Декларация за трудови злаполуки, служебна бележка и сметка за изплатена сума са по образец.
Складова разписка.Използва се за приемане и предаване на материали в обръщение.
Искане за отпускане на материали. За изписване на материали на склад като разход в обръщение. За изписване на стоки налични в обекта като разход за ползване от персонала.
Стокова разписка за получени стоки. Използва се за заприходяване и следене движението на стоки между обекти. За калкулиране на продажна цена ако това не е извършено директно върху приходната фактура.
Отчет за дневни продажби. Съставя се от МОЛ в 2 екз.
Акт за приемане/предаване на ДА. Служи за оформяне приемане и предаване на всички ДА в предприятието – при покупка, от собствено производство, по безвъзмезден начин, както и за осчетоводяване на намерени при инвентаризация незаприходени ДА.
Протокол за преместване на ДА. Служи за отразяване на вътрешното преместване на ДМА и ДНА.
Опростена фактура. Дебитно/кредитно известие. Издава се за документиране на осъществени сделки със стоки и услуги, при които не се начислява ДДС. Оригинала се предава на получателя. При ръчно съставяне се изготвя в 3 екземпляра, при машинно в два.
Данъчна фактура.Издава се за удостоверяване на възникнало облагаемо данъчно събитие и начислен данък, посочен на отделен ред. Освен реквизитите посочени като задължителни по чл. 7 от ЗС за обикновенна фактура, на основание чл. 94, ал. 3 от ЗДДС, данъчните фактури задължително съдържат още:
Десетразряден номер на документа, съдържащ само арабски цифри.
Гриф “оригинал” на първия екземпляр.
Данъчна основа на отделен ред.
В случаите когато сумата дължима на доставчика от получателя е различна от данъчната основа, тази сума също се отразява на отделен ред за информация.
Начисления данък на отделен ред.
При продажби в брой се използват ЕКАФП. Когато касовите бележки съдържат всички реквизити по ЗС и ЗДДС, те се използват като първичен счетоводен документ.
Данъчно дебитно/кредитно известие. Трябва да отговаря на всички изисквания за данъчна фактура с отбелязване вида на известието.. Издава се в общата номерация. Отбелязва се фактурата към която се отнася и основанието за издаването му.
Авансов отчет. Съставя се от подотчетно лице. При отчитане свършената работа. При разлика в получената и реализиранат сума се издава ПКО или РКО.
Инвентаризационен опис Съставя се за оформяне на резултатите от инвентаризацията на материални и нематериални активи. Преди започване на инвентаризацията всички МОЛ подписват декларация, че всички документи по наличността са отразени счетоводно наличието или не на чужди или собствени активи в обекта или получени такива без съответния документ. Подписва се от комисията извършила инвентаризацията и от мол.
Сравнителна ведомост за резултатите от инвентаризацията. Подписва се от мол и комисията. Съставя се в два екземпляра – за предприятието и мол.
Протокол за одобряване на естествени загуби./фири/ и липси за сметка на предприятието. Описват се тези мз за които е допустимо начисляване на фири.
Протокол за бракуване на мз. Съставя се в присъствие на мол в два екземпляра, от които единия за мол. Следва утвърждаване от ръководителя на предприятието. Следва физическото унищожаване на бракуваните МЗ след отделяне на използваемите материали. Същите се заприхождават със складова разписка като вм протокола се записва нейния номер и дата.
Акт за бракуване на ДА. Служи за отписване ма материални или нематериални ДА, които поради амортизиране или друга причина не могат да изпълняват функциите си. Съставя се на базата на заповед за бракуване на ДА от ръководителя на предприятието. Съставя се в 2 екземпляра, един за МОЛ. При леквидация на актива към акта за счетоводството се прикрепя: Сметка за резултатите от ликвидация на ДМА. При установено небрежно отношение при експлоатация на актива
комисията прави предложение за търсене на отговорност от МОЛ.
Сметка за резултатите от ликвидация на ДМА. Съставя се на база заповед за бракуване на ДМА. Отбелязват се вида, количеството и стойността на получените материали, както и номерът и датата на документите срещу които са предадени на МОЛ. Одобрява се от ръководителя.
Протокол за резултатите от инвентаризация на разчети. Съставя се в изпълнение на законовото изискване за инвентаризация на всички активи и пасиви на предприятието, в това число разчетите с клиенти, доставчици и други дебитори и кредитори. Установяването на различия между фактическото и документалното състояние на вземанията и задълженията при инветаризацията им се реализира чрез съпоставка на данни от съответните счетоводни регистри с писмените
потвърждения от конкретните контрагенти. В протокола се вписват данни за общата сума на разчетите, за задлъжнялостта потвърдена, респективно непотвърдена от контрагентите, за безнадежните вземания и за разчетите с изтекла искова давност. Съставя се задължително към 31.12 на отчетния период.
Главна книга. Извежда се в два варианта. Главна книга по коредпондиращи сметки осигурява информация за оборотите по дебита и кредита на всяка синтетична сметка срещу съответните кореспондиращи сметки, общо оборотите по дебита и кредита и салдото по сметките. Извежда информация за всички сметки за всеки отделен месец без натрупване. Главна книга с натрупване по кореспондиращи сметки осигурява информация за оборотите по дебита на всяка синтетична сметка в
кореспонденция със всички други счетоводни сметки и за оборотите по кредита на всяка синтетична сметка в кореспонденция със всички други синтетични сметки както и салдата по сметките.
Оборотна ведомост на синтетичните, респективно на аналитичните сметки. Изготвя се автоматично и съдържа данни за началните салда, оборотите и крайните салда. Изработва се автоматично предоставя данни за съответния месец или с натрупване за целия отчетен период.
Хронологична ведомост. Може да се изработва в два варианта – по папки и по счетоводни сметки. В първият случай се извеждат хронологичните записвания по възприетото условно разпределение на документите по папки, във втория хронологичното записване по съответните сметки.
Извлечение по сметка. Получава се автоматично. Дава информация за записванията по дадена сметка, начални и крайни салда. Характерно за разлика от другите справки при нея е, че записванията по нея се извеждат по дата на първичния счетоводен документ за посочения период, а не по датата на записването на документа.
Дневници за покупките и продажбите и справка декларация по ДДС. Изготвят се автоматично в съответствиес изискванията на ППЗДДС.
Ведомост за трудово възнаграждение. Служи за начисляване и изплащане на трудовите възнаграждения на персонала с отразяване на направените удръжки от заплатата за данъци, лични осигурителни вноски и други удръжки, както и начисляване на обезщетенията и допълнителните възнаграждения за сметка на предприятието и ДОО. Изготвя се автоматизирано като към ведомостта се изготвят автоматично и фиш за работната заплата за всяко лице поотделно който служи като
платежна бележка, рекапитулация с начислените възнаграждения и направени удръжки по видове и параграфи за цялата ведомост за счетоводни цели, както и декларация 6 за нуждите на НАП и съответните платежни банкови ддокументи за превеждане на сумите.
VI. СЪХРАНЯВАНЕ И ПОЛЗВАНЕ НА СЧЕТОВОДНАТА ИНФОРМАЦИЯ.
1.Съхраняването на счетоводните документи се извършва съобразно изискванията на глава шеста от Закона за счетоводството, Данъчно – осигурителния процесуален кодекс и Закона за данък върху добавената стойност. Счетоводната информация се съхранява в счетоводния архив на предприятието по реда предвиден в закона за държавния архивен фонд в следните срокове:
- ведомости за заплати – 50 години.
- счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години.
- Документи за данъчен контрол – 5 г. след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи.
- Всички останали носители – 3 години.
Сроковете за съхранавяне на счетоводните документи започват да текат от първи януари на годината, следваща годината за която се отнасят документите и записванията в счетоводните регистри.
2.При условията на автоматизирана обработка счетоводната информация се съхранява на технически носители в сроковете по предходния член, при спазване на съответните технически условия за съхраняването им.
3.Когато сроковете за съхраняване на счетоводните документи са изтекли преди да е извършена данъчна ревизия, документите не се унищожават, а сроковете им за съхранение се продължават до извършването на такава. Когато счетоводните документи са свързани с начети и спорове, отнесени за решаване в съда, то те се съхраняват до издаване на окончателно съдебно решение.
4.Документите с изтекъл срок за съхранение се унищожават, ако не подлежат за съхранение в Държавния архив.
5.При унищожаване на архивните единици се съставя протокол, в който се описват всички подлежащи на унищожаване счетоводни документи и периода за който се отнасят.
6.Преди унищожаване на носителите на счетоводна информация е необходимо да се осигури запазване на съществената информация, съдържаща се в тях.
7.Предаването на счетоводни документи на трети лица става само с писменото разрешение на ръководителя на предприятието. При предаване/изземване/ на документи за нуждите на полицията, съда, прокуратурата и други длъжностни лица, предприятието осигурява запазване на информацията, съдържаща се в тях, чрез изготвяне на преписи или фотокопия. За изземването се представя писмено искане от съответната институция, което се утвърждава от ръководителя. При предаване
на документите се съставя протокол в два екземпляра.
IV. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ.
1.Този правилник се издава на основание на чл. 44 от Закона за счетоводството.
2.Правилникът влиза в сила от ...................г.
|
